Führung von Personalakten in der Schule

Jede Schulleiterin oder jeder Schulleiter führt eine Handakte über jede einzelne Lehrkraft. Diese unterscheidet sich aber grundlegend von der Personalakte, die bei der zugehörigen Bezirksregierung geführt wird.. Oft wissen Kolleginnen und Kollegen nicht, was darin enthalten ist. Diese Akte kann aber jederzeit eingesehen werden und es ist durch Erlasse genau festgelegt, was darin enthalten sein darf. Rechtsgrundlage sind der alte Erlass des Kultusministeriums vom 21.8.1992 und die §§ 120-122 des Schulgesetzes.

In dem Erlass heißt es:

 1.    Zur Erfüllung der Schulleitungsaufgaben führt die Schulleiterin oder der Schulleiter über jede Lehrkraft eine Akte mit personenbezogenen Daten. In diese Akte dürfen - unter Beachtung des Erforderlichkeitsgrundsatzes - nur die Daten aus der Anlage 2 zur VO-DV II (BASS 10-41 Nr. 6.1) aufgenommen werden.

Das sind folgende Daten:

 Akten der Schulleitung

I. Persönliche Angaben

1.Name, Geburtsname, Vorname(n), Akademische Grade

2.Geburtsdatum

3.Familienstand, Kinderzahl

4.Privatanschrift, Telefon

5.Schwerbehinderung (Grad und Gültigkeitsdauer der Anerkennung)

II. Ausbildung, sonstige Tätigkeiten, besondere Fähigkeiten

1.Laufbahndaten (Lehramt, Lehrbefähigungen, vocatio/missio canonica, Einstellung, Amts-/Dienstbezeichnung)

2.Zusatzqualifikationen

3.Neigungsfächer

4.Besondere Kenntnisse und Erfahrungen (Angabe ist freiwillig und kann widerrufen werden.)

5.Nebentätigkeit

III. Tätigkeiten an der Schule

1.Rechtsverhältnis

2.Beschäftigungsart

3.Besoldungs-/Vergütungs-/Entgeltgruppe, Tätigkeitsbereich, Unterrichtsfächer, Merkmale nach Eingruppierungserlassen

4.Pflichtstundensoll

5.Pflichtstundenermäßigung, Anrechnungsstunden (einschließlich Grund)

6.Mehrarbeit (einschließlich Vergütungssatz)

7.Vertretungsunterricht (Umfang)

8.Besondere Funktionen, Sonderaufgaben

9.Tätigkeit an einer anderen Schule bzw. Behörde/Einrichtung

10.Teilzeitbeschäftigung/Beurlaubung

IV. Weitere Angaben

1.Aktenzeichen der Bezirksregierung

2.LBV-Personalnummer

3.Abwesenheit/Unterrichtsausfall (Dauer/Grund)

4.Mitwirkung der Schulleiterin oder des Schulleiters an dienstlichen Beurteilungen gemäß den Beurteilungsrichtlinien (insbesondere: Leistungsbericht)

5.Schriftwechsel zwischen der Schule und Lehrerinnen oder Lehrern

6.Berichte an die Schulaufsicht

7.Datenschutzrechtliche Verpflichtungserklärung

8.Genehmigung der Verarbeitung von Schülerdaten nach § 2 Abs. 1 VO-DV I

9.Belehrung gemäß Gefahrstoffverordnung

 

2.    Doppel von Personalbögen, die zu der Akte genommen werden, dürfen keine über die Nr. 1 dieses Runderlasses hinausreichenden Angaben enthalten.

3.    Die Akte ist durchzunummerieren und verschlossen aufzubewahren. Sie unterliegt der dienst- und datenschutzrechtlichen Verschwiegenheitspflicht.

4.    Zugriff auf die Akte hat neben der Schulleiterin oder dem Schulleiter die ständige Vertreterin oder der ständige Vertreter. § 60 Abs. 2 Schulgesetz (SchulG - BASS 1-1) bleibt unberührt.

5.    Zur Aktenführung kann eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus dem Schulsekretariat herangezogen werden.

6.    Die Lehrkraft hat ein Recht auf Einsicht in ihre Akte.

7.    Notizen, die nicht Bestandteil eines Vorgangs werden sollen, sind nicht in die Akte aufzunehmen, sondern unverzüglich zu vernichten. Die Akte selbst ist nach Ablauf von fünf Jahren seit dem Ausscheiden der Lehrkraft aus der Schule zu vernichten, sofern die Lehrkraft nicht zwischenzeitlich wieder den Dienst an der Schule aufgenommen hat. Daten über Dienstversäumnisse sind ein Jahr nach der zusammenfassenden Meldung an die Schulaufsichtsbehörde, Aufzeichnungen über Anhaltspunkte für Dienstvergehen drei Jahre nach dem Bericht oder - wenn ein Bericht unterblieben ist - drei Jahre nach ihrer Aufnahme in die Akte zu tilgen.

8.    Verantwortlich für die Löschungen ist die Schulleiterin oder der Schulleiter.

9.    Die Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule vom 15.09.1988 (BASS 10-41 Nr. 4) bleibt unberührt.

Bei der zuständigen Schulaufsicht (Bezirksregierung) wird eine Personalakte geführt, die weitere Daten enthält. Auch dieser Katalog ist begrenzt und durch den Erlass (BASS 10-41 Nr.6.1) festgelegt.
Manchmal ist es erforderlich, dass man Einsicht in diese Akte nehmen muss, weil man z.B. in einem Klageverfahren gegen eine dienstliche Beurteilung wissen will, was dort alles enthalten ist. Dazu stellt man einen Antrag auf Einsicht in die Personalakte und kann sich dann Abschriften oder Kopien anfertigen.
Meist ist es aber sehr dürftig, was man dort findet. Neben dem Schriftwechsel, den man sowieso kennt, weil man sich davon Durchschriften angefertigt hat, finden sich wenig Notizen, weil diese nämlich nicht unbedingt zu den Akten genommen werden müssen. Das bezieht sich auch auf mündliche und schriftliche Berichte von Dritten, die während einer Prüfung oder dienstlichen Beurteilung anwesend waren.
Übrigens kann die Bezirksregierung auf Antrag negative Einträge in der Personalakte auf Antrag löschen, muss sie aber nicht:

Entfernung einer rechtmäßigen Abmahnung aus der Personalakte:

Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben. Ein Arbeitnehmer kann deshalb in entsprechender Anwendung von §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB die Entfernung von Aktenvorgängen, die auf einer richtigen Sachverhaltsdarstellung beruhen, nur dann verlangen, wenn eine Interessenabwägung im Einzelfall ergibt, dass eine weitere Aufbewahrung zu unzumutbaren beruflichen Nachteilen für den Arbeitnehmer führen könnte, obwohl der beurkundete Vorgang für das Arbeitsverhältnis rechtlich bedeutungslos geworden ist. (Auszug aus den Orientierungssätzen der Richterinnen und Richter des BAG) BAG, Urteil v. 19.7.2012 – 2 AZR 782/11

Aufgrund der Änderungen des Schulgesetzes sind inzwischen viele neue Datenschutzverordnungen erlassen worden – zuletzt durch die Änderungsverordnung vom 9.2.2017. Sie finden alles, was die Datenverarbeitung in der Schule betrifft, in den beiden Verordnungen über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO DV I – BASS 10-44 Nr.2.1) und in der entsprechenden Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer (VO DV II – BASS 10-41 Nr. 6.1).
In der letzten Änderungsverordnung vom 9.2. 2017 sind auch die Daten enthalten, die ohne Einwilligung der Betroffenen verarbeitet und gespeichert werden dürfen.
Wichtig für Sie ist vielleicht auch folgender Satz, wenn sich eine Schulleitung weigern sollte, Ihnen irgendwelche Schriftstücke zu zeigen, die Sie persönlich betreffen:

In Deutschland gilt grundsätzlich immer die informationelle Selbstbestimmung. Jeder Mensch hat zu jeder Zeit das Recht auf Akteneinsicht. Eine Ablehnung bedarf einer ausdrücklichen rechtlichen Grundlage!
Rechtsgrundlagen zum Datenschutz und zur Einsichtnahme sind u.a. das

  • Bundesdatenschutzgesetz (BDGS)
  • das Datenschutzgesetz NRW ( DSG-NRW)
  • das Gesundheitsdatenschutzgesetz (GDSG NRW)
 

Weitere Hinweise:

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 Letzte Aktualisierung dieser Seite am 12.03.17

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